Gestão e indicadores
Reunião diária da operação logística: como fazer em 15 minutos usando dados
Por MoveControl · · 5 min de leitura
Resposta rápida
A reunião diária da operação deve durar cerca de 15 minutos, acontecer antes da saída dos veículos e seguir sempre a mesma pauta: o que aconteceu ontem, o que muda hoje e quem resolve cada pendência. Use poucos números, sempre os mesmos: paradas programadas e concluídas, falhas com motivo, atrasos e retorno à base. O objetivo é decidir, e não relatar. Assunto que exige análise longa sai da reunião com um dono e um prazo.
Operação que só conversa quando dá problema conversa sempre com pressa e de cabeça quente. Uma reunião curta, todo dia, no mesmo horário, troca o susto pela rotina. O formato importa mais do que a ferramenta: pauta fixa, números fixos, tempo fixo.
Quem participa e quando acontece
Participam o responsável pela operação, quem monta as rotas, quem atende os clientes e, quando possível, um representante dos motoristas. Em empresa pequena, isso pode ser três pessoas. A reunião acontece em pé, antes da saída da primeira rota, com os números de ontem já abertos na tela.
Diretoria e comercial não precisam estar todo dia. Eles recebem o resumo semanal, que nasce da soma das reuniões diárias.
Pauta fixa em três blocos
- Ontem, em cinco minutos: quantas paradas estavam programadas, quantas foram concluídas, quais falharam e por qual motivo, quais veículos voltaram depois do prazo.
- Hoje, em cinco minutos: volume do dia, coletas com janela apertada, motorista ausente, veículo em manutenção, cliente que pediu atenção especial.
- Pendências, em cinco minutos: o que ficou de ontem, quem resolve e até quando.
A ordem ajuda a disciplina. Começar por ontem, com número na tela, evita que a reunião comece por opinião. Terminar em pendências com dono evita que o mesmo assunto volte todo dia sem solução.
Os números que entram na reunião
- Paradas programadas e paradas concluídas no dia anterior.
- Falhas agrupadas por motivo, com destaque para o motivo que mais cresceu.
- Paradas atendidas fora da janela combinada.
- Tempo de atendimento fora do padrão em algum cliente.
- Horário de retorno de cada veículo em relação ao prazo.
São poucos de propósito. Indicadores de tendência, como produtividade por região ou custo por parada, pertencem à reunião semanal ou mensal. No dia a dia, o time precisa de números que levem a uma ação no mesmo dia.
Se a operação tem coletas avulsas ao longo do dia, vale incluir um sexto número: quantas coletas entraram depois do início das rotas e quantas foram atendidas no mesmo dia. Ele mostra se a folga deixada nas rotas está adequada ou se o time está prometendo mais do que consegue encaixar.
No MoveControl, esses dados saem dos indicadores: coletas por dia e hora, tempos de deslocamento e atendimento, motivos de sucesso e falha e volumes por cliente e motorista.
Como evitar que a reunião vire desabafo
Três regras simples resolvem a maior parte dos desvios. Primeira: todo problema é descrito com um fato, por exemplo, três falhas por cliente ausente na zona norte, e não com um adjetivo. Segunda: quem levanta um problema sugere o próximo passo. Terceira: discussão que passa de dois minutos vira pendência com dono e sai da sala.
Cuidado também com a busca de culpado. Motivo de falha existe para corrigir processo. Se a reunião vira tribunal, os registros pioram, porque ninguém quer marcar o motivo verdadeiro.
Um exemplo de como um item deve soar na reunião: ontem foram 212 paradas programadas e 198 concluídas. Das 14 falhas, 8 foram por cliente ausente, todas na mesma região e depois das 17h. Próximo passo: o atendimento confirma por mensagem as coletas dessa região marcadas para o fim da tarde, a partir de hoje, e na sexta a equipe confere se o número caiu. Os valores são ilustrativos. O formato é o que importa: fato, causa provável, ação, dono e data de conferência.
Registre as pendências em um lugar só, visível para todos, com três colunas: o que, quem e até quando. Pendência sem data tende a ficar para sempre na lista. No dia seguinte, o terceiro bloco da pauta começa pela leitura dessa lista.
Do dia para a semana: o que acompanhar
Uma vez por semana, olhe o acumulado. Motivo de falha que aparece todo dia com dois ou três casos parece pequeno na reunião diária e grande na soma. O mesmo vale para o cliente que atrasa a rota toda terça ou para a região que sempre estoura o prazo de retorno.
Durante o dia, os alertas de risco de atraso avisam antes de a janela estourar, o que reduz a quantidade de surpresa que chega à reunião do dia seguinte.
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