Indicadores de logística de coleta e entrega: quais acompanhar e como calcular

Operação de coleta e entrega gera muito dado e pouca informação. O gestor sabe que o dia foi puxado, mas não sabe dizer se foi pior que a terça passada, nem por quê. Um conjunto pequeno de indicadores resolve isso, desde que cada número tenha uma fórmula clara e uma pergunta que ele responde.

OTIF: no prazo e completo

OTIF vem de on time in full. A fórmula por extenso: número de coletas ou entregas feitas dentro da janela combinada e com o volume completo, dividido pelo total de coletas ou entregas programadas no período, multiplicado por cem. As duas condições valem juntas. Parada no horário com volume faltando não conta, parada completa fora da janela também não.

O cuidado está em definir o que é prazo antes de medir. Se o cliente pede coleta entre 14h e 16h, a referência é a hora de chegada do motorista, não a hora em que o pedido foi baixado no escritório. Sem o registro da chegada feito no local, o OTIF vira opinião.

Taxa de sucesso e motivos de falha

Taxa de sucesso é o número de paradas concluídas dividido pelo número de paradas tentadas, multiplicado por cem. Ela mostra quanto do esforço da frota virou serviço entregue. Sozinha, porém, ela explica pouco. O que dá direção é o motivo de cada falha.

• Cliente ausente ou estabelecimento fechado: problema de janela ou de confirmação prévia.
• Mercadoria não estava pronta: problema de combinação com o cliente, não de rota.
• Endereço errado ou incompleto: problema de cadastro.
• Não deu tempo: problema de carga de trabalho ou de sequência das paradas.

Cada motivo aponta para um dono diferente dentro da empresa. Por isso vale exigir que o motorista escolha o motivo em uma lista fechada, no momento da falha, em vez de escrever texto livre que ninguém consolida depois.

Tempo de atendimento e tempo de deslocamento

Tempo de atendimento é a hora de saída do local menos a hora de chegada. Tempo de deslocamento é a hora de chegada em uma parada menos a hora de saída da parada anterior. Somados, eles formam o dia do motorista. Separados, eles mostram onde o dia se perde: na rua ou na doca do cliente.

Use a média por cliente e por faixa de horário, e olhe também os casos extremos. Uma média de doze minutos pode esconder um cliente que costuma segurar o veículo por quarenta. É esse cliente que atrasa as três paradas seguintes.

Paradas por hora e quilômetros por parada

Paradas por hora é o total de paradas concluídas dividido pelas horas de rota, contadas do início da rota até o retorno à base. Quilômetros por parada é a quilometragem rodada no dia dividida pelo número de paradas concluídas. A quilometragem pode vir do hodômetro anotado na saída e na volta.

Exemplo ilustrativo: um motorista que roda 90 quilômetros e conclui 30 paradas tem 3 quilômetros por parada. Se na semana seguinte o número sobe para 4 com a mesma região, a sequência das paradas piorou ou a carteira de clientes ficou mais espalhada. Esses dois indicadores só fazem sentido comparados dentro da mesma região, porque centro denso e zona industrial afastada têm realidades diferentes.

Um erro comum é misturar no mesmo número operações de natureza diferente. Coleta fixa em cliente conhecido e coleta avulsa em endereço novo têm taxas de sucesso e tempos distintos. Quando possível, calcule cada indicador separado por tipo de parada, por região e por faixa de horário. O número geral serve para a diretoria. O número aberto serve para quem precisa corrigir a rota de amanhã.

Outro cuidado é o período. Um dia isolado sofre com chuva, feriado e acidente na via. A semana fechada, comparada com a mesma semana do mês anterior, mostra tendência com muito menos ruído.

Como montar o painel sem se perder

1. Escolha no máximo cinco indicadores e escreva a fórmula de cada um em uma frase.
2. Garanta que o dado nasce no local da parada, registrado pelo motorista, e não digitado depois.
3. Compare a operação com ela mesma: semana contra semana, mesmo dia da semana.
4. Para cada indicador, defina quem age quando ele piora.

No MoveControl, os indicadores da operação mostram coletas por dia e hora, tempos de deslocamento e de atendimento, motivos de sucesso e de falha e volumes por cliente e por motorista, com exportação em CSV para cruzar com outros dados da empresa.

Os horários e os motivos vêm do app do motorista, que registra cada parada no local, inclusive sem sinal, com comprovante com foto obrigatória.

Quer ver esses indicadores com os dados da sua frota? Fale com um especialista e mostre como a sua operação funciona hoje.