Gestão de coletas: como organizar coletas fixas e avulsas

Os dois tipos de coleta

Coletas fixas são as recorrentes: o cliente que despacha toda segunda, quarta e sexta, sempre na mesma janela de horário. Coletas avulsas são pedidos pontuais, feitos para um dia específico. As duas têm comportamentos diferentes e costumam ser controladas em lugares diferentes, e é aí que nascem os erros.

A fixa, por se repetir, tende a ser esquecida quando o cliente muda de horário ou pede uma pausa. A avulsa, por chegar a qualquer momento e por qualquer canal, tende a ser perdida no meio das mensagens.

Uma agenda única para as duas

O primeiro passo é que o dia da operação seja uma lista só. A coleta fixa é cadastrada uma vez, com dias da semana e janela de horário, e passa a aparecer sozinha nos dias certos. A avulsa entra na mesma lista assim que o pedido é recebido. Quem distribui as coletas olha um lugar só.

Pedidos que chegam por vários canais

Telefone, e-mail e, principalmente, WhatsApp. O WhatsApp é prático para o cliente e difícil para a operação: o pedido chega misturado a dúvidas e confirmações, às vezes em áudio, e depende de alguém ler, entender e registrar. Algumas práticas ajudam:

• Centralizar os pedidos em um número da empresa, e não no celular pessoal de quem atende.
• Registrar o pedido no momento em que ele é lido, com endereço, janela e quantidade estimada.
• Não deixar áudio para depois: é o formato mais fácil de esquecer.
• Automatizar a identificação dos pedidos quando o volume de conversas cresce.

O MoveControl faz essa identificação lendo o WhatsApp da empresa, com regras e inteligência artificial e transcrição de áudio. Veja como funciona a captura de pedidos pelo WhatsApp.

Distribuir entre motoristas

Com a agenda do dia pronta, é hora de atribuir cada coleta a um motorista. Uma visão em colunas, uma por motorista, com o status de cada coleta, deixa claro quem está com carga demais e o que falta atribuir. Atribuição em lote economiza tempo em dias cheios.

Fechar cada coleta com comprovante

Uma coleta só está concluída quando há registro do que foi coletado. Um comprovante útil responde três perguntas:

1. Quem entregou os volumes ao motorista.
2. Quantos volumes, e de que tipo.
3. Uma foto que mostre a coleta feita.

Quando a foto é obrigatória para concluir, o comprovante deixa de depender da boa vontade de cada um. E com os comprovantes registrados, a conversa com o cliente sobre um volume em dúvida passa a ter base.

No app do motorista do MoveControl, o comprovante registra quem entregou, a quantidade e o tipo de itens e uma foto obrigatória, mesmo sem internet.